Dal 1° gennaio 2026 entra in vigore un nuovo e stringente adempimento per tutti gli esercenti: l’obbligo di collegamento logico tra POS (fisici, virtuali e app) e Registratori Telematici (RT) o la procedura web “Documento Commerciale online”.
La novità non riguarda solo un aggiornamento tecnico dei dispositivi, ma incide direttamente sulla gestione quotidiana degli incassi. Il sistema sanzionatorio previsto è particolarmente severo, fino alla sospensione dell’attività.
Cosa cambia concretamente
Ogni pagamento elettronico dovrà essere coerentemente collegato alla certificazione del corrispettivo trasmesso tramite Registratore Telematico.
L’obiettivo è garantire l’allineamento tra:
- Incasso con moneta elettronica
- Memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi
Le scadenze per mettersi in regola
L’Agenzia delle Entrate renderà disponibile, presumibilmente dai primi giorni di marzo 2026, la funzione “Gestione collegamenti” all’interno del portale “Fatture e Corrispettivi”.
Fase di avvio
Per POS e RT già in uso a gennaio 2026, il collegamento dovrà essere effettuato entro 45 giorni dalla messa a disposizione della procedura.
A regime
Per nuovi POS o variazioni:
- Il collegamento dovrà essere comunicato tra il sesto giorno e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’evento.
Attenzione agli errori in fase di incasso
Dal 1° gennaio 2026 diventa essenziale indicare correttamente sul registratore telematico la modalità di pagamento:
- Contanti
- Moneta elettronica
Sanzioni per errore di digitazione
- 100 euro per ciascuna trasmissione errata
- Fino a 1.000 euro a trimestre
In caso di errore, è fondamentale procedere immediatamente con l’annullo del documento commerciale errato e la corretta riemissione.
È consigliabile predisporre un breve vademecum operativo per il personale di cassa.
Mancato collegamento: rischio sospensione dell’attività
La violazione dell’obbligo di censimento e collegamento comporta:
- Sanzione da 1.000 a 4.000 euro
- Sospensione della licenza o autorizzazione da 15 giorni a 2 mesi
- In caso di recidiva, sospensione fino a 6 mesi
Si tratta di un impatto diretto sulla continuità dell’attività commerciale.
Casi particolari
Attività esonerate
Non è richiesto il collegamento per POS utilizzati esclusivamente per operazioni esonerate dall’emissione del documento commerciale (es. tabacchi, carburanti, distributori automatici, ricariche per veicoli elettrici).
Attenzione: se si sceglie volontariamente di emettere lo scontrino, il collegamento diventa obbligatorio.
Attività miste
Se lo stesso POS viene utilizzato sia per operazioni soggette a scontrino sia per operazioni esonerate, il collegamento è obbligatorio.
Collegamenti multipli
- Un POS fisico può essere collegato a più RT nello stesso punto vendita.
- Un POS virtuale può essere associato a più RT anche in sedi diverse.
- Un RT può ricevere collegamenti da più POS.
Come procedere
L’adempimento richiede:
- Accesso al portale “Fatture e Corrispettivi” tramite SPID, CIE o CNS
- Individuazione dei codici identificativi dei dispositivi
- Inserimento dei dati dell’Acquirer (operatore finanziario del POS)
- Verifica della corretta mappatura di tutti i terminali attivi
Perché è importante agire subito
- Evitare sanzioni elevate
- Prevenire sospensioni dell’attività
- Organizzare correttamente le procedure interne
- Formare adeguatamente il personale
Come possiamo aiutarti
Lo Studio offre assistenza per:
- Verifica e mappatura dei POS e dei Registratori Telematici
- Analisi di eventuali attività miste o casi di esonero
- Gestione telematica della procedura di collegamento
- Supporto nella predisposizione di procedure interne operative
Per pianificare l’adeguamento ed evitare criticità, è consigliabile effettuare una verifica preventiva della propria posizione.
